„Früher war jede Neueinstellung ein halber Arbeitstag" – Wie ein Hotel seine Hygieneschulungen digitalisiert hat

Marie-Louise Hofmeister leitet ein Hotel mit angeschlossenem Restaurantbetrieb, rund 45 Mitarbeiter, davon ein Großteil mit internationaler Herkunft. Als HACCP-Verantwortliche hat sie die Schulungsorganisation in ihrem Betrieb komplett digitalisiert. Im Interview spricht sie offen darüber, was früher nicht funktioniert hat und was sich seit der Umstellung wirklich verändert hat.

Frau Hofmeister, wie haben Sie Hygieneschulungen vor der Umstellung organisiert?

Ehrlich gesagt: gar nicht gut. Wir hatten Präsenztermine, die kaum jemand koordinieren konnte, weil das Personal in drei Schichten arbeitet. Wer an der Schulung nicht teilnehmen konnte, wurde nachgeschult — irgendwann, wenn es passte. Die Dokumentation lief über Excel und einen Heftordner. Klingt altmodisch, war es auch.

Was hat das konkret bedeutet, wenn ein neuer Mitarbeiter anfing?

Erstbelehrung nach IfSG bedeutete: Termin beim Gesundheitsamt vereinbaren, Mitarbeiter hinschicken, warten. Früher waren das leicht 2–3 Stunden Ausfall pro Neueinstellung — für den Behördengang, die Wartezeit, die anschließende Einweisung. Bei uns wechselt das Personal relativ häufig. Das addiert sich.

Wie war das bei Ihrem internationalen Team?

Unser Team spricht 8 verschiedene Sprachen. Präsenzschulungen auf Deutsch haben funktioniert — auf einem Grundniveau. Aber ob wirklich alles verstanden wurde? Das konnte ich nicht sicher sagen. Wenn jemand nickt, weil er höflich ist und nicht, weil er den Inhalt verstanden hat, ist das kein gutes Fundament für Lebensmittelsicherheit.

Welche Rolle spielt die Mehrsprachigkeit im konkreten Alltag?

Früher musste oft jemand übersetzen. Das führte zwangsläufig dazu, dass Inhalte vereinfacht oder verkürzt weitergegeben wurden — manchmal unbewusst, manchmal aus Zeitdruck. Heute erhält jeder Mitarbeiter die Informationen direkt in seiner Muttersprache. Das schafft ein ganz anderes Verständnis. Ein Mitarbeiter aus Rumänien schult auf Rumänisch, einer aus der Türkei auf Türkisch. Was früher eine Lücke war, ist heute kein Thema mehr.

Und die Dokumentation?

Die war das größte Problem. Wer wurde wann geschult? Welche Version der Unterweisung? Gibt es einen Nachweis, der vor dem Amt standhält? Bei einer Kontrolle hätte ich damals nicht immer sofort antworten können. Das ist keine Situation, in der man sein will.

Was war der konkrete Auslöser für die Umstellung?

Wir hatten eine routinemäßige Lebensmittelkontrolle, bei der der Kontrolleur nach aktuellen Schulungsnachweisen für drei neue Mitarbeiter gefragt hat. Ich erinnere mich noch genau an diesen Moment. Die Schulungen waren gemacht worden, aber die Unterlagen lagen verteilt an verschiedenen Stellen. Büro, Heftordner, teilweise noch gar nicht abgeheftet.

In dem Moment merkt man, wie abhängig man von funktionierenden Prozessen ist. Es gab keine Beanstandung, aber ich bin nach Hause gefahren und habe gedacht: So möchte ich nicht noch einmal dastehen.

Gab es einen Moment, in dem Ihnen bewusst wurde, wie wichtig die Schulungen wirklich sind — jenseits der Kontrollen?

Ja. Ein neuer Mitarbeiter hatte eine Allergiekennzeichnung falsch interpretiert. Es ist nichts passiert, weil eine Kollegin den Fehler rechtzeitig bemerkt hat. Als HACCP-Verantwortliche denkt man oft zuerst an Vorschriften und Nachweise. Aber in diesem Moment wurde mir klar, dass es eigentlich um Menschen geht. Ein falsch gekennzeichnetes Allergen kann für einen Gast ernste Folgen haben. Seitdem sehe ich Schulungen nicht mehr als Pflicht, sondern als Teil unseres Qualitätsversprechens.

Wie sind Sie dann auf das Hygiene-Netzwerk gestoßen?

Über eine Recherche. Ich wollte speziell eine Lösung, die erstens die IfSG-Erstbelehrung online abdeckt und zweitens mehrsprachig ist. Beides in einem Angebot zu finden war nicht selbstverständlich. Das Hygiene-Netzwerk hatte beides — und zusätzlich die Möglichkeit, betriebsspezifische Schulungsmodule zu entwickeln. Das hat den Unterschied gemacht.

Wie lief die Einführung ab? War das Team skeptisch?

Die ältere Belegschaft war anfangs zurückhaltend. „Ich lern das nicht am Handy" — das habe ich tatsächlich gehört. Aber nach den ersten Wochen hat sich das gelegt. Der Vorteil für die Mitarbeiter selbst ist ja real: Sie können die Schulung wählen, wann es ihnen passt — Frühschicht, Spätschicht, zu Hause. Das kommt an.

Wie reagieren Bewerber auf digitale Schulungen?

Tatsächlich positiv. Viele kennen digitale Schulungen bereits aus anderen Bereichen. Besonders jüngere Mitarbeiter erwarten heute fast, dass so etwas online verfügbar ist. Für uns ist das inzwischen sogar ein kleiner Wettbewerbsvorteil beim Recruiting — es signalisiert, dass der Betrieb modern aufgestellt ist.

Wie viel Zeit müssen Ihre Mitarbeiter heute für eine Schulung einplanen?

Überraschend wenig. Viele Module lassen sich in kurzer Zeit absolvieren. Der entscheidende Unterschied ist aber, dass die Mitarbeiter selbst bestimmen können, wann sie lernen — nicht wann es dem Dienstplan gerade passt. Das macht die Akzeptanz deutlich höher als bei Präsenzterminen.

Was hat sich für die Neueinstellungen konkret verändert?

Die IfSG-Erstbelehrung läuft jetzt vollständig online. Kein Behördengang, kein Termin, kein Ausfall. Der Mitarbeiter macht den Kurs, das Zertifikat ist sofort verfügbar. Das ist nicht nur eine Zeitersparnis — es bedeutet, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an korrekt eingeführt sind, nachweisbar.

Sie haben auch eigene Module entwickeln lassen. Für welche Bereiche?

Für unsere spezifischen Risikobereiche: Kühlkette, Allergenmanagement, Ausgabebereich. Standardschulungen decken das Grundlagenwissen ab — aber in unserem Betrieb gibt es Abläufe, die wir intern genau definiert haben. Die HACCP Onlineschulungen haben wir als Basis genommen und gemeinsam mit dem Hygiene-Netzwerk ergänzende Module konzipiert. Man merkt, dass die Inhalte von Menschen entwickelt wurden, die die Abläufe in Gastronomie und Lebensmittelbetrieben kennen. Das war für uns ein großer Unterschied zu vielen Standardlösungen.

Haben Sie einmal überschlagen, was die Umstellung wirtschaftlich gebracht hat?

Ja. Früher mussten wir für jede Neueinstellung mehrere Stunden organisieren, koordinieren und dokumentieren — Behördengang, Einweisung, Nacharbeit in der Ablage. Heute dauert die gesamte Schulungsorganisation nur noch einen Bruchteil der Zeit. Bei rund 15 bis 20 Neueinstellungen pro Jahr sprechen wir schnell über mehrere Arbeitstage Verwaltungsaufwand, die komplett weggefallen sind. Das ist kein kleiner Posten.

Was sagen Ihre Schichtleiter zur Umstellung?

Die Rückmeldung ist eindeutig. Früher mussten Schichtleiter ständig Grundlagen erklären oder Unterlagen zusammensuchen, wenn jemand eine Frage hatte. Heute können sie sich stärker auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Der Entlastungseffekt ist real — und er zieht sich durch alle Führungsebenen.

Hat sich die Fehlerquote im Betrieb verändert?

Das lässt sich schwer exakt messen. Aber wir sehen deutlich weniger Rückfragen zu Standardthemen wie Kühltemperaturen, Allergenkennzeichnung oder Dokumentationspflichten. Die Mitarbeiter sind sicherer geworden — das spürt man im Alltag.

Wie gehen Sie mit Hygienefehlern um, die aus Gewohnheit entstehen — nicht aus Unwissenheit?

Das ist das eigentliche Problem. Jeder weiß, dass rohe und gegarte Lebensmittel getrennt werden müssen. Aber nach der dritten Doppelschicht in Folge passiert es trotzdem — weil die Automatismen schleifen. Kreuzkontamination entsteht nicht durch Ignoranz. Sie entsteht durch Erschöpfung und Routine. Dagegen hilft nur eines: regelmäßige Schulungen, die das Bewusstsein wachhalten. Einmal im Jahr reicht nicht.

Wie erleben Sie Lebensmittelkontrollen heute?

Es ist kein angenehmes Gefühl, wenn der Kontrolleur reinkommt — das will ich nicht beschönigen. Aber es ist kein Schrecken mehr. Wir sind vorbereitet. Ich weiß, was ich vorlegen kann und was stimmt. Früher hatte ich das Gefühl, dass ich hoffe, dass alles passt. Heute weiß ich es.

Hygiene und Online-Bewertungen — spielt das eine Rolle in Ihrem Denken?

Absolut. Ein einziger Vorfall kann heute innerhalb von Stunden öffentlich sein — eine schlechte Google-Bewertung, ein Beitrag in einer lokalen Facebook-Gruppe, im schlimmsten Fall eine Veröffentlichung auf amtlichen Seiten im Internet – dem sogenannten Hygiene-Pranger. Hygienemängel sind keine interne Angelegenheit mehr. Wer das nicht verinnerlicht hat, unterschätzt das Risiko erheblich.

Was würden Sie anderen Betriebsleitern raten, die noch zögern?

Rechnen Sie einmal durch, was Sie ein Jahr lang an Zeit und Koordinationsaufwand in die alte Lösung gesteckt haben. Behördengänge, Nachschulungen, fehlende Nachweise, Sprachprobleme. Dann vergleichen Sie das mit einer digitalen Lösung. Die Entscheidung ist danach meistens einfach.

Würden Sie wieder zurückwechseln?

Nein. Nicht wegen der Technik — sondern wegen der Transparenz. Sobald man alle Nachweise digital verfügbar hat und Schulungen nicht mehr aktiv managen muss, möchte man diesen Zustand nicht mehr missen. Das ist kein Komfort. Das ist Kontrolle.

Ihr persönliches Fazit in einem Satz?

Früher habe ich gehofft, dass alle Schulungen erledigt und dokumentiert sind. Heute weiß ich es.

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Redaktioneller Hinweis: Dieses Interview basiert auf einem fiktiven Praxisbeispiel. Die beschriebenen Situationen orientieren sich an typischen Erfahrungen aus Gastronomie, Hotellerie und Lebensmittelbetrieben.